GDPR

Zásady zpracování osobních údajů obcí Bohaté Málkovice

dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v  souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“).

Správce osobních údajů

Obec Bohaté Málkovice, IČ: 00368750, se sídlem Bohaté Málkovice č.p. 56, 685 01 Bučovice

(dále jen „správce“)

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Ing. Hana Konečná

• Telefon: 517 324 452,
• e-mail: poverenec@bucovice.cz

(dále jen „pověřenec“)

K čemu je mi pověřenec?

Na pověřence se můžete obracet s jakýmikoliv dotazy, podněty a požadavky na uplatnění Vašich práv, které se týkají přímo Vašich osobních údajů používaných v rámci některé agendy v obci, a to zejména, pokud se nechcete obrátit přímo na zástupce obce.

Pověřenec Vaše dotazy, požadavky a podněty odborně vyhodnotí, předá správci spolu s doporučením, jak je řešit, případně vám poskytne základní informace a konzultaci. Odpovědný za vyřízení Vašich dotazů, podnětů, námitek a požadavků je však výhradně samotný správce.

Jaké jsou principy zpracování osobních údajů?

Obec jako správce i zpracovatel se při zpracování osobních údajů řídí Nařízením a dalšími právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů a stanovenými principy. Základní principy vycházející z nařízení jsou následující:

• zákonnost, korektnost a  transparentnost zpracování;
• účelové omezení (zpracovávání jen pro určité a legitimní účely);
• minimalizace osobních údajů (dochází ke zpracování pouze v nezbytně nutném rozsahu ve vztahu k danému účelu);
• přesnost a  aktuálnost (správce dbá na  to, aby nepřesné, chybné či neaktuální osobní údaje byly bezodkladně opraveny nebo vymazány);
• omezené uložení (osobní údaje jsou správcem uloženy po dobu ne delší, než je nezbytně nutné pro účely, pro které jsou zpracovávány a  dále dle schváleného spisového plánu správce pouze pro  účely archivnictví v  rozsahu stanoveném příslušnými právními předpisy);
• dostupnost, integrita a  důvěrnost (osobní údaje jsou zpracovávány způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení pomocí vhodných technických a  organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a  před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením).

Jaké jsou dotčené subjekty údajů?

Správce zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců, občanů a jiných osob ve smluvním vztahu se správcem.

Jaké tituly zpracování osobních údajů správce využívá?

Správce využívá tyto tituly zpracování osobních údajů:

• plnění právní povinnosti

• plnění smlouvy

• veřejný zájem

• oprávněný zájem

V  těchto případech se na správce nevztahuje povinnost získat souhlas se zpracováním osobních údajů od subjektů údajů.

Zpracovává správce osobní údaje na základě souhlasu?

V  ojedinělých případech získává správce osobní údaje na základě souhlasu subjektu údajů. Souhlas subjektu údajů musí být svobodný, poučený, konkrétní, informovaný, jasně odlišitelný, srozumitelný, snadno přístupný a nejlépe v písemné podobě a za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků.

Jakým způsobem správce získává osobní údaje?

Obec Bohaté Málkovice získává osobní údaje subjektů údajů z následujících zdrojů:

• osobní údaje poskytne přímo fyzická osoba (např. v případě žádostí, stížností, podnětů, návrhů, sdělení a jiných obdobných podání)
• osobní údaje jsou získány od třetích osob nebo ze základních registrů v případech, kdy tak určí zvláštní právní předpis (např. v případech přestupkových řízení, matričních záležitostech, výkonu státního dohledu, v soudních řízeních atd.)
• z veřejných zdrojů v případech, kdy je obec v rámci své působnosti povinna ověřit některé údaje (např. veřejný rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík, rejstřík živnostenského oprávnění atd.)

Jaká práva má subjekt údajů?

Subjekt údajů, který řádně prokáže svou totožnost, má tato práva:

1. Právo na přístup k informacím (čl. 15 Nařízení): Subjekty údajů mohou na základě žádosti požadovat od správce informace o tom, jaké údaje o nich zpracovává.

2. Právo na opravu nebo doplnění osobních údajů (čl. 16 Nařízení): Subjekty údajů mají právo požádat o opravu neúplných či nesprávných osobních údajů, které se jich týkají.

3. Právo na výmaz („být zapomenut“) osobních údajů (čl. 17 Nařízení): V případě, že má subjekt údajů za to, že zpracování osobních údajů týkajících se jeho osoby není oprávněné, může požádat výmaz osobních údajů, které jsou dle jeho názoru zpracovávány v rozporu s nařízením GDPR.

4. Právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 a 19 Nařízení): Pokud má subjekt údajů za to, že by mělo dojít k omezení zpracování jeho osobních údajů, zejména z důvodu, že zpracování těchto osobních údajů probíhá ze strany správce v rozporu se zákonem.

5. Právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 Nařízení): Osobní údaje subjektů údajů zpracovávané automatizovaně na základě jejich souhlasu či na základě právního titulu plnění smlouvy mohou být na žádost subjektu údajů přeneseny jinému správci.

6. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů (čl. 21 Nařízení): V případech zpracování osobních údajů subjektů údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu, mají tyto subjekty právo vznést námitku proti zpracování.

Jak správce chrání osobní údaje?

Správce chrání osobní údaje ve smyslu Nařízení. Všichni zaměstnanci jsou povinni řídit se Směrnicí pro ochranu osobních údajů a ve věci ochrany osobních údajů jsou pravidelně školeni. Při uchování dat se správce řídí Spisovým a skartačním řádem. Správce přijal příslušná technická a organizační opatření pro posílení ochrany osobních údajů.

Jak dlouho správce zpracovává osobní údaje?

Údaje jsou správcem uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou ve vztahu k dané činnosti zpracování osobních údajů a v souladu s platným Spisovým a skartačním řádem jsou pak skartovány nebo archivovány. Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů správce uchovává pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen.

Předává správce osobní údaje do zemí mimo EU?

Správce nepředává osobní údaje do zemí mimo EU.

Jak mohu podat stížnost proti zpracování osobních údajů?

Subjekty údajů se mohou se stížnostmi obracet na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Jak mohu uplatnit svá práva?

• Písemnou žádost v listinné („papírové“) podobě může subjekt údajů (fyzická osoba) zaslat poštou na adresu Obecní úřad Bohaté Málkovice, Bohaté Málkovice č.p. 56, 685 01 Bučovice, nebo ji přímo přinést a podat ve stanovené úřední době na Obecní úřad Bohaté Málkovice. Podpis žadatele na písemné žádosti v listinné podobě by měl být úředně ověřen (např. na matrice, u notáře), a to z důvodu nutnosti prokázání totožnosti žadatele – subjektu údajů.
• Žádost podaná prostřednictvím datové schránky obce: uhvazut se považuje za žádost učiněnou písemně a podepsanou fyzickou osobou, která k podání použila svou datovou schránku (§ 18 odst. 2 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů).
• Písemnou žádost v elektronické podobě je nutné zaslat na elektronickou adresu e-podatelny: ou.bmalkovice@seznam.cz . Písemná žádost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem, kterým se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis. (§ 6 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce).
• Ústní žádost může subjekt údajů také podat na Obecním úřadě Bohaté Málkovice osobně do protokolu o podání ústní žádosti. Při podávání ústní žádosti do protokolu žadatel - subjekt údajů prokazuje totožnost svým platným průkazem totožnosti. Průkazem totožnosti se rozumí doklad, který je veřejnou listinou, v němž je uvedeno jméno a příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popřípadě bydliště mimo území České republiky a z něhož je patrná i podoba, popřípadě jiný údaj umožňující identifikovat osobu, která doklad předkládá, jako jeho oprávněného držitele (např. občanský průkaz).

Jaký je postup k uplatnění práv?

1. Přijetí žádosti

2. Identifikace žadatele

3. Vyhodnocení žádosti

4. Rozhodnutí o žádosti

5. Výkon rozhodnutí

6. Informování žadatele

Lhůta na zpracování žádosti činí 30 dní ode dne přijetí žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit až o 60 dní, zejména z důvodu komplexnosti a obtížnosti případu, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce údajů informován, včetně důvodu prodloužení.